SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL 

ORDENACIÓN

Es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionando unos con otros de acuerdo a una unidad de orden establecida de ante mano.

ORDENAMIENTO DE DATOS

La ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente.

Lo podemos dividir en:

* Alfabético por nombres de personas naturales
* Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
* Alfabético por Asuntos o temático
* Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO POR NOMBRES

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta ,   de acuerdo con el   alfabeto, es necesario adoptar.

CRITERIOS DE ORDENAMIENTO  

1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden.

Primera Unidad o Palabra de Orden                   Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden                  Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden                                   Nombre
Cuarta o más Unidades                              Otros datos aclaratorios

2. Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.

SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Existe también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.

Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañías de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.

Este sistema también en indirecto puesto 

Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dígito consecutivo.

Ejemplo:

1 Gerencia

1.1 Resoluciones

1.2 Licitaciones

1.3 Correspondencia despachada

2 Talento Humano

2.1 Historias Laborales

2.2 Capacitación

2.3 Vacaciones

2.4 Cesantías

Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así:

2.1 Historias Laborales

2.2 Sánchez Rodríguez, Miguel Ángel

2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto

2.4 Zawadsky de Rojas, Margarita

El Numérico Decimal, especial en bibliotecas, basado en la división de las áreas de diez en diez por temas así:

10 Administración

20 Derecho

30 Economía

40 Finanzas

50 Historia

Fuente: http://sistemasdeordenaciondocumental.blogspot.com.co/