SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL
ORDENACIÓN
Es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionando unos con otros de acuerdo a una unidad de orden establecida de ante mano.
ORDENAMIENTO DE DATOS
La
ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por
ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y
una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información
alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la
numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden
numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es
decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.
La
ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por
ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y
una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información
alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la
numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden
numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es
decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.
SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO
Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.
Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente.
Lo podemos dividir en:
* Alfabético por nombres de personas naturales
* Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
* Alfabético por Asuntos o temático
* Alfabético Geográfico
SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO POR NOMBRES
Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar.
CRITERIOS DE ORDENAMIENTO
1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden.
Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden Nombre
Cuarta o más Unidades Otros datos aclaratorios
2. Apellidos Compuestos
Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.
SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO
Existe también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.
Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañías de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.
Este sistema también en indirecto puesto
Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dígito consecutivo.
Ejemplo:
1 Gerencia
1.1 Resoluciones
1.2 Licitaciones
1.3 Correspondencia despachada
2 Talento Humano
2.1 Historias Laborales
2.2 Capacitación
2.3 Vacaciones
2.4 Cesantías
Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así:
2.1 Historias Laborales
2.2 Sánchez Rodríguez, Miguel Ángel
2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto
2.4 Zawadsky de Rojas, Margarita
El Numérico Decimal, especial en bibliotecas, basado en la división de las áreas de diez en diez por temas así:
10 Administración
20 Derecho
30 Economía
40 Finanzas
50 Historia
Fuente: http://sistemasdeordenaciondocumental.blogspot.com.co/
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