TALENTO HUMANO
RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO
Entre los recursos básicos de cualquier
administración encontramos los físicos, soporte y apoyo de toda actividad. En
el archivo, igual que en otras disciplinas, nos valemos de ellos para realizar
con eficiencia y eficacia el oficio de archivistas.
Daré una visión de conjunto de todos recursos,
mostrando lo práctico y funcional de ellos, para transformar el espacio, de tal
manera que ayude a ubicar a las personas y a hacerles más agradable su
permanencia en el lugar de trabajo.
Ø Archivadores
Estos muebles se fabrican con madera o metal. El
gabinete de acero es el más recomendable, sobre todo si es elaborado a prueba
de fuego. Los de madera son poco prácticos porque no ofrecen protección contra
el fuego y su funcionamiento puede afectarse por los cambios de temperatura,
por la humedad, por la polilla, el comején y otros insectos.
Ø Ficheros y Tarjeteros
Es
muy conveniente diferenciar los archivadores de los tarjeteros o de los
ficheros.
En
los archivadores se guardan documentos; y en los tarjeteros y ficheros,
fichas o tarjetas, donde existen registros y datos.
Ø Clasificadores
Se fabrican en distintos tamaños, modelos y materiales, sus usos son diversos; por
ejemplo, para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas,
talonarios, etc. Esta clasificación puede realizarse por cualquier sistema de re ordenamiento que utilice la empresa; para esto hay clasificadores con rótulos
en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organización.
Ø Las Carpetas
Son dos hojas de
cartulina o manila, cartón prensado o manila, cartón prensado o fibra, con
pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad.
Una carpeta tiene capacidad máxima para 100 documentos. Debe conservar su forma
original, doblando los pliegues de expansión que tiene marcados en el lomo.
Estos son los pliegues grapados.
Ø Bolsas
Llamadas también sobre o
fundas. Su uso está determinado por el volumen del material o por su consulta
periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal.
Las que más se usan tienen separadores o compartimientos dentro de ellas. Se
elaboran en plástico, cartón, tela y hule.
Ø Legajos
Son dos tapas de cartulina con
gancho legajador, para asegurar los
documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y
este va dentro de ella.
Se recomienda la utilización de
los legajos, estos evitan la pérdida de documentos ocasionada cuando se tienen
que prestar las carpetas.
Ø Rótulos o marbetes
Son las tiras
de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren las pestañas, para
titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, adhesivas o en rollos
continuos en gran variedad de colores.
Ø Índice
Es una tarjeta de cartulina
que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el porta índice que tiene
cada gaveta del archivador; se acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.
Ø Pestaña
Es la parte que
sobresale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta, ficha, o guía.
Ø Guías
Son cartulinas o cartones
usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta.
Ø Fichas y Tarjetas
Son cartulinas
rectangulares semejantes a las tarjetas; de muchos tamaños, y destinadas a
registrar en ellas datos de muchas clases. La ficha registra, y el conjunto de
ellas forma el fichero.
Actualmente, existe una gran
variedad de ficheros informativos, como por ejemplo, para los sistemas,
alfabético geográfico y por asuntos. Se usan como índices para los sistemas de archivo.
Fuente: http://archaconcarito328.blogspot.com.co/2008/09/71-recursos-bsicos-del-archivo.html
